More than hand luggage: how to airfreight a motorcycle.

(German version below)

Buenos Aires airport, the cargo terminal, a huge warehouse. At first glance, the scene appears uncontrollably chaotic. Around a dozen black and gold forklifts flit between the high racks, buzzing like startled bees in a hive. Between them, customs officers and cargo agents wearing neon green hi-vis vests weave their way towards crates and pallets. And I am standing in the middle of it all with my BMW R 1200 GS.

The longer I watch the activity, the more I realise that nothing about it is chaotic. Everyone knows exactly what to do, when to do it and where every single piece of cargo belongs. It is perfectly organised teamwork. To a German who loves organisation and punctuality, it seems like a symphony and the warehouse a concert hall.

Easier than expected.

To send a heavy, cumbersome motorcycle from one continent to another by plane: originally, I expected it to be a complicated process involving all sorts of hurdles and difficulties. In fact, I could not have been further from the truth. This latest transfer from Buenos Aires to Cape Town was my third cargo flight, and every single time everything was reliable and well organised. Be it in Malaysia, New Zealand, Chile, Argentina or South Africa, the aviation industry is highly professional.

The procedure is almost always the same.

The level of professionalism also becomes apparent by virtue of the almost identical procedures. Weeks before a planned journey, I get in touch with various freight companies and enquire about the feasibility, lead time and costs of the operation. To make this possible, I provide each company with the rough dimensions (width x length x height) and weight of my cargo. A few days before the flight, things get more detailed. Most of the time, it starts with a visit to the agency or the freight company itself. I discuss everything there in person.

Off to the X-ray.

One or two days before the flight, I leave the motorcycle at the cargo terminal. Large cargo is normally delivered to the terminal by lorry, so I am the only one to arrive on the cargo itself and drive straight into the hall. There the cargo is weighed, inspected and sometimes even X-rayed. In the cargo terminal, you also have enough time to disconnect the battery and remove the windscreen and mirrors.

The business with the crate.

So far, I have been lucky when it comes to packaging: no crate has been necessary on any of the three transfers. Its material and construction would have cost me extra time and money. The motorcycle is placed on a simple, yet stable wooden pallet and fastened in place. It is also wrapped in film. The professionals all around me are happy to help throughout the process.

On to the next continent.

Once the motorcycle has passed through security and the customs officer has stamped the freight documents, it is time for me to take my leave. It is a strange feeling to watch one of the humming forklifts come, lift the motorcycle into the air and transport it from the customs area to its assigned space in the warehouse. This machine has essentially been my home for the past year.

Goodbye for now, my friend, we will meet again on the next continent.

Some interesting points:

  • You can research agencies and freight companies through dedicated portals such as Horizons Unlimited.
  • Transport materials such as pallets, straps and film were always available on site. Of course, it is advisable to confirm this in advance.
  • You can remove the windscreen and mirrors at the cargo terminal, and you should also deflate the tyres a little. In line with the security regulations, you also have to disconnect the battery and wrap it. Bring your own tools (I always have them with the bike anyway).
  • Needless to say, you should have as little fuel in your tank as possible when you arrive at the terminal. Even just due to the weight and costs, but mainly because those are the rules.

Details on each transfer so far:

Kuala Lumpur to Auckland (February 2015)

  • Freight company / agency: MASKargo (Malaysian Airlines Cargo)
  • Airline: MASKargo (cargo airline)
  • Cost: approx. 1,300 USD, paid by credit card
  • Packaging: Film only, no pallet (yes, they just wheeled the motorcycle into the plane and fastened it in place)

You can find a perfect guide to this transfer in the HUBB on Horizons Unlimited. I did it that way and it worked perfectly.

Important information for imports into New Zealand: The biosecurity inspection in New Zealand requires your motorcycle and equipment to be perfectly clean. Simply rinsing the motorcycle is not enough by a long shot. I spent two days at Sunny Cycle in Kuala Lumpur unscrewing cover panels and guards, cleaning individual parts and scrubbing the rims. Every square centimetre. It is a lot of work, but the motorcycle ends up looking like new again. This is the only way to avoid a protracted and highly expensive quarantine process in New Zealand.

Auckland to Santiago de Chile (March 2015)

  • Freight company / agency: AIRMenzies
  • Airline: LAN Airlines (passenger plane)
  • Cost: approx. 2,300 USD, paid in cash
  • Packaging: Pallet

AIRMenzies had already sorted out the import of the motorcycle, so it offered to engage the same agencies with exporting it – so they had all the necessary information already. There were no problems during departure or arrival.

Buenos Aires to Cape Town (June 2015)

  • Freight company / agency: Navicon
  • Agents and organisation: Dakar Motos, Sandra and Javier
  • Airline: British Airways (via London)
  • Cost: approx. 2,300 USD (in reality it was 1,800 USD due to the black market dollar exchange rate in Argentina), paid in cash by bank deposit
  • Packaging: Pallet and film

I also found the contact information for Dakar Motos in the HUBB, where it comes highly recommended by several travellers. And I am now one of them. The owners, Sandra and Javier, have a motorcycle workshop in Buenos Aires. They are passionate motorcyclists and understand the needs and potential concerns of someone travelling across the country better than most. Everything went wonderfully.

Nairobi to Casablanca (provisionally in October 2015)

Current status of preparations: checked feasibility, received a cost estimate (2,200 USD) and coordinated a rough schedule.

  • Freight company / agency: Renex Global Logistics
  • Agent: Roddy Warriner from Motofreight

I found Roddy on Google and he put me in touch with Renex. I have a good feeling about the transfer.

DEUTSCH:

Mehr als Handgepäck:
Wie man ein Motorrad verfrachtet.

Flughafen Buenos Aires, Cargo-Terminal, eine riesige Lagerhalle. Die Szene wirkt auf mich zunächst wie ein unkontrollierbares Chaos. Die gut ein Dutzend, schwarzgelben Gabelstapler schwirren summend zwischen den hohen Regalen hindurch wie in einem aufgeschrecktem Bienenstock. Dazwischen bahnen sich Zollbeamte und Fracht-Agenten mit neongrünen Warnwesten ihren Weg zu Kisten und Paletten. Und ich stehe mit meiner BMW R 1200 GS mittendrin.

Je länger ich das Treiben beobachte, umso mehr wird mir klar dass es ganz und gar nicht chaotisch zugeht. Jeder weiß genau zu welchem Zeitpunkt er was zu tun hat und wohin jedes einzelne Transportgut hingehört. Es ist ein perfekt orchestriertes Zusammenspiel. Auf einen Deutschen, der Organisation und Pünktlichkeit zu schätzen weiß, wirkt das alles wie eine Symphonie, und die Lagerhalle ist der Konzertsaal.

Einfacher als erwartet.

Ein schweres, sperriges Motorrad mit dem Flugzeug von einem Kontinent zum anderen schicken: Anfangs dachte ich es handle sich um einen komplizierten Prozess mit allerlei Hürden und Schwierigkeiten. Doch das Gegenteil ist der Fall. Mit dem eben durchgeführtem Transfer von Buenos Aires nach Kapstadt habe ich meinen dritten Frachtflug hinter mir, und jedes Mal lief alles sehr zuverlässig und geregelt ab. Egal ob in Malaysia, Neuseeland, Chile, Argentinien oder Südafrika: Die Luftfrachtbranche arbeitet hochprofessionell.

Der Ablauf ist nahezu immer gleich.

Das merkt man auch beim am fast immer gleichen Ablauf. Schon Wochen vor einem geplanten Transport nehme ich Kontakt zu möglichen Frachtfirmen auf und bringe Machbarkeit, Vorlaufzeit und Kostenrahmen in Erfahrung. Damit dies möglich ist, gebe ich die ungefähren Ausmaße (Breite x Länge x Höhe) sowie das Gewicht an. Wenige Tage vor dem Flug geht es ins Detail. Es beginnt meistens mit einem Besuch beim Vermittler oder der Frachtfirma selbst. Dort bespreche ich alles persönlich.

Ab zum Röntgen.

Ein oder zwei Tage vor dem Flug gebe ich das Motorrad im Cargo-Terminal ab. Während normalerweise großes Frachtgut in LKW zugeliefert wird, bin ich der einzige, der auf dem Transportgut selbst anreist und direkt in die Halle fährt. Dort wird gewogen, inspiziert und manchmal auch geröntgt. Im Cargo-Bereich hat man auch genug Zeit die Batterie abzuklemmen und Windshield und Spiegel abzumontieren.

Die Sache mit der Kiste.

Glück habe ich bisher beim Thema Verpackung: Bei allen drei Transfers ist keine Kiste notwendig, deren Material und Bau Kosten als auch Zeit in Anspruch genommen hätte. Das Motorrad kommt auf eine simple aber stabile Holzpalette und wird darauf festgezurrt. Zusätzlich wird es mit Folie umwickelt. Die Profis um mich herum sind dabei sehr hilfsbereit.

Bis zum nächsten Kontinent.

Wenn das Motorrad zum Schluss die Sicherheitsfreigabe erhalten hat und der Zoll seinen Stempel auf dem Frachtpapier hinterlässt, ist es Zeit Abschied zu nehmen. Es ist ein merkwürdiges Gefühl, wenn einer der summenden Gabelstapler kommt, das eingepackte Motorrad in die Höhe hievt und es aus dem Abfertigungsbereich an seinen vorgesehenen Platz in der Halle bringt. Schließlich ist diese Maschine seit einem Jahr mein Zuhause.

Bis bald mein Freund, wir sehen uns auf dem nächsten Kontinent.

Interessantes auf einen Blick:

  • Vermittler oder Frachtfirmen lassen sich über einschlägige Portale wie Horizons Unlimited recherchieren.
  • Transportmaterial wie Palette, Spanngurte oder Folie waren immer vor Ort verfügbar. Es empfiehlt sich natürlich das vorher abzuklären.
  • Windshield und Spiegel kann man vor Ort abzumontieren, ebenso sollte man etwas Luft aus den Reifen zu lassen. Zudem muss man die Batterie abklemmen und abkleben, das ist Sicherheitsvorschrift. Werkzeug mitbringen (fliegt bei mir sowieso immer im Motorrad mit).
  • Ich muss wohl kaum erwähnen dass man mit möglichst wenig Benzin im Tank im Terminal auftaucht. Alleine schon aus Gewichts-/Kostengründen, vor allem aber weil es vorgeschrieben ist.

Details zu den einzelnen Transfers bisher:

Kuala Lumpur nach Auckland (Februar 2015)

  • Frachtfirma/Agent: MASKargo (Malaysian Airlines Cargo)
  • Fluggesellschaft: MASKargo (Frachtflieger)
  • Kosten: ca. 1.100 USD, Bezahlung per Kreditkarte
  • Verpackung: Nur Folie, keine Palette (ja, die haben das Motorrad tatsächlich so ins Flugzeug geschoben und festgezurrt)

Eine perfekte Anleitung für diesen Transfer gibt es im HUBB auf Horizons Unlimited. Ich habe es damals genau so gemacht und es hat perfekt funktioniert.

Besonders wichtig für den Import in Neuseeland: Die hiesige Bio Inspection verlangt ein einwandfrei sauberes Motorrad und Equipment. Simples Abduschen des Motorrads reicht hier bei weitem nicht. Insgesamt zwei Tage habe ich bei Sunny Cycle in Kuala Lumpur Verkleidungen und Schutzbügel abgeschraubt, Einzelteile geputzt, Felgen geschrubbt. Jeden Quadratzentimeter. Das ist eine Menge Arbeit, aber danach sieht das Motorrad wie neu aus. Und nur so lässt sich eine langwierige Quarantäne in Neuseeland, die mit hohen Kosten verbunden ist, verhindern.

Auckland nach Santiago de Chile (März 2015)

  • Frachtfirma/Agent: AIRMenzies/Menzies Aviation
  • Fluggesellschaft: LAN Airlines (Passagiermaschine)
  • Kosten: ca. 2.300 USD, Bezahlung in Bar
  • Verpackung: Palette

AIRMenzies wickelte bereits den Import des Motorrads ab, daher bot es sich an den gleichen Agenten mit dem Export zu beauftragen – so liegen alle Daten bereits vor. Keine Schwierigkeiten gehabt, weder beim Abflug noch bei der Ankunft.

Buenos Aires nach Kapstadt (Juni 2015)

  • Frachtfirma/Agent: Navicon
  • Vermittlung und Organisation: Dakar Motos, Sandra und Javier
  • Fluggesellschaft: British Airways (über London)
  • Kosten: ca. 2.300 USD (real waren es aufgrund des Schwarzmarktes zum Dollartausch in Argentinien 1.800 USD), Bezahlung in Bar per Bankeinzahlung
  • Verpackung: Palette und Folie

Die Kontaktdaten von Dakar Motos habe ich ebenfalls aus dem HUBB, dort werden sie von mehreren Reisenden nachdrücklich empfohlen. Ab sofort auch von mir. Die Inhaber, Sandra und Javier, haben eine Motorrad-Werkstatt in Buenos Aires, sind leidenschaftliche Motorradfahrer und verstehen wie kaum jemand anderes die Bedürfnisse und möglichen Sorgen eines Überlandreisenden. Alles wunderbar gelaufen.

Nairobi nach Casablanca (voraussichtlich Oktober 2015)

Aktueller Stand der Vorbereitungen: Machbarkeit geprüft, Kostenschätzung erhalten (2.200 USD), groben Zeitplan abgestimmt.

  • Frachtfirma/Agent: Renex Global Logistics
  • Vermittlung: Roddy Warriner von Motofreight

Roddy habe ich über Google gefunden, er hat mich mit Renex in Verbindung gebracht. Ich habe bisher ein gutes Gefühl bei der Sache.

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